Bây giờ là lúc để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 trong toàn công ty của bạn. Trong giai đoạn này, bạn sẽ giới thiệu bất kỳ yêu cầu mới nào mà bạn đưa vào tài liệu ISO 9001 của mình cho nhân viên công ty bị ảnh hưởng và bạn sẽ giúp họ điều chỉnh cách làm việc phù hợp. Để làm cho bước này thành công, điều quan trọng nhất là nhân viên của bạn hiểu các quy trình và yêu cầu mới sẽ mang lại lợi ích cho họ như thế nào. Rõ ràng, điều này đòi hỏi rằng các quy trình mới của bạn trên thực tế là hiệu quả, không quan liêu và thân thiện với người dùng và lợi ích của chúng là rõ ràng.
Mục lục
Một bước tại một thời điểm
Thực hiện từng bước một trong quy trình thực hiện ISO 9001 của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với phần ‘kiểm soát tài liệu’. Giải thích các yêu cầu trong một cuộc họp hoặc bản ghi nhớ, hoặc yêu cầu các quản lý bộ phận thích hợp giải thích cho nhân viên của họ. Vì quy trình kiểm soát tài liệu của bạn không nên phức tạp nhưng lợi ích của chúng ngay lập tức rõ ràng, việc thực hiện quy trình mới này sẽ là một kinh nghiệm dễ dàng và bổ ích.
Hướng dẫn công việc và cải tiến quy trình
Khi bạn triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của mình, hầu như tất cả nhân viên cần thay đổi cách họ làm việc ít nhất ở một mức độ nào đó. Một ví dụ điển hình là thủ tục kiểm soát tài liệu được đề cập trước đó.
Đồng thời, ISO 9001: 2015 yêu cầu cải tiến quy trình và hướng dẫn công việc. Theo ISO 9001: 2015, hướng dẫn công việc chỉ cần thiết nếu và nơi họ thêm giá trị kinh doanh. Giá trị có thể được thêm vào bằng nhiều cách, ví dụ bằng cách chi tiết các bước của quy trình hiếm khi được thực hiện, bằng cách chỉ định chi tiết phút cần thiết trong quy trình, bằng cách tiêu chuẩn hóa quy trình hoặc bằng cách mô tả quy trình để nhân viên mới không có kinh nghiệm có thể thực hiện.
Chúng tôi khuyên bạn nên giao việc viết hướng dẫn công việc cho những người thực sự thực hiện công việc. Hướng dẫn họ nghĩ ra cách tốt nhất để thực hiện công việc của họ, sau đó ghi lại các bước chính. Tài liệu có thể ở bất kỳ định dạng nào, từ văn bản đến sơ đồ, từ hình ảnh hoặc ảnh chụp màn hình đến video. Các tiêu chí để chọn định dạng rất đơn giản: làm cho các hướng dẫn hữu ích nhất cho người dùng.
Nếu quy trình ISO 9001 mới của bạn bao gồm các yêu cầu yêu cầu thay đổi quy trình làm việc, hãy đưa ra các yêu cầu mới đó và khiến nhân viên kết hợp chúng vào hướng dẫn công việc của họ. Khi chúng được thực hiện, ít nhất ban đầu bạn có thể muốn xem lại hướng dẫn công việc để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001 và các quy trình mới của bạn.
Hướng dẫn đào tạo và làm việc đi đôi với nhau
Bạn sẽ thấy rằng nhân viên của bạn sẽ gần như tự động tìm hiểu các yêu cầu ISO 9001 mới khi họ kết hợp chúng vào các hướng dẫn công việc của riêng họ. Chúng tôi đã thấy điều đó lặp đi lặp lại: có thể thiết kế lại các quy trình làm việc của riêng họ theo các yêu cầu ISO 9001 sẽ không chỉ dẫn đến các quy trình làm việc được cải thiện và hiệu quả hơn mà còn tăng động lực cho nhân viên của bạn.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:
VĂN PHÒNG CHỨNG NHẬN QUỐC TẾ ISO-CERT
Adress: HH2A Khu đô thị Linh Đàm – Hoàng Mai – Hà Nội
Hotline: 0904.889.859 – 0904.889.859 (Ms.Hoa)
Website: https://ISO-CERT . vn
Email: [email protected]
