Mặc dù tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không có bất cứ một biểu mẫu cụ thể nào cho các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng. Nhưng các doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ một số nguyên tắc cùng các trình tự nhất định khi xây dựng quy trình ISO. Dưới đây là hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 một cách chi tiết nhất, các doanh nghiệp hãy tham khảo.
Xem thêm:
Bước 1: Xác định bối cảnh của tổ chức
Đầu tiên, doanh nghiệp cần biết rõ điểm mạnh yếu, các yếu tố bên trong bên ngoài của bản thân cũng như các nhu cầu, mong đợi của các bên quan tâm. Diều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định sớm các rủi ro liên quan trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.
Xây dựng được quy trình quản lý chất lượng phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, đồng thời đáp ứng tốt các mục tiêu mà trước đó doanh nghiệp đã đặt ra.
Bước 2: Thiết lập giới hạn cho các quy trình
Có 3 loại quy trình phổ biến trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Mỗi quy trình sẽ có vai trò, tác dụng và văn bản riêng của nó.
Doanh nghiệp cần phải quyết định các quy trình cần xây dựng và lưu trữ văn bản để giúp cho người lao động nắm rõ các bước để thực hiện công việc hàng ngày, tránh mơ hồ về các nội dung được đề cập hoặc không đề cập trong quy trình làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc.
Bước 3: Thu thập thông tin
Các quy trình ISO 9001:2015 cần được mô tả mọi hoạt động thật chi tiết, rõ ràng. Vì vậy, để có thể viết được một quy trình ISO cụ thể, doanh nghiệp cần phải thu thập thông tin đầy đủ bao gồm đầu vào, đầu ra, các hoạt động cụ thể, những người chịu trách nhiệm cho từng hoạt động hay các phương pháp đánh giá hiệu quả của quy trình đó.
Bước 4: Xác định cấu trúc của các quy trình
Để ghi lại một quy trình ISO 9001:2015 có nhiều cách khác nhau. Doanh nghiệp có thể ghi thành một chuỗi các đoạn văn, thể hiện dưới dạng lưu đồ. Dù thể hiện dưới dạng nào thì cấu trúc của quy trình cũng phải đảm bảo có những nội dung sau:
Phạm vi và mục đích, các định nghĩa, thuật ngữ, trách nhiệm của người thực hiện quy trình, các thủ tục, trình tự, các tài liệu tham khảo hay lịch sử các phiên bản của quy trình…
Bước 5: Ghi chép, xem xét và phê duyệt các quy trình
Khi đã có đầy đủ các thông tin cần thiết, xác định rõ mục đích, giới hạn và các quy trình cần phải xây dựng, doanh nghiệp có thể bắt tay vào viết quy trình ISO 9001:2015.
Trong quá trình xây dựng quy trình, doanh nghiệp cần diễn đạt thật dễ hiểu, ngắn gọn để các đội ngũ cán bộ nhân viên của doanh nghiệp có thể hiểu rõ quy trình, tránh thêm quá nhiều chi tiết phức tạp sẽ gây ra sự khó hiểu, nhầm lẫn.
Sau khi đã hoàn thiện văn bản thể hiện quy trình ISO 9001:2015 cần phải có sự xem xét, đánh giá từ các bên tham gia vào hệ thống quản lý. Điều này sẽ giúp quy trình được hoàn thiện, đảm bảo sự phù hợp và chính xác nhất.
Cuối cùng, quy trình cần được phê duyệt bởi các lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp thì chúng mới có hiệu lực. Sau đó chúng sẽ được thông báo và áp dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 6: Truyền đạt và đào tạo nội bộ về quy trình
Để toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp hiểu rõ được vài trò, quyền hạn của mình cũng như nắm được cách thức để thực hiện công việc hàng ngày, doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo nội bộ về quy trình đã được xây dựng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động tối ưu nhất.
Trên đây là hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 một cách vô cùng chi tiết. Hy vọng các bạn đã có thể dễ dàng hơn trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng của mình.
————————————————————————————–
Mọi chi tiết xin liên hệ với đơn vị chúng tôi qua thông tin sau:
Quy trình 10 bước để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001
Nội Dung Và Lợi Ích Của Bộ Tiêu Chuẩn ISO 9001
