ISO 41001: 2018 bao gồm các tiêu chuẩn quản lý cơ sở (FM) và việc tuân thủ theo tiêu chuẩn này có thể giúp tổ chức của bạn trở nên hiệu quả và đáng tin cậy hơn. Ngoài ra, chứng nhận ISO 41001 giúp cải thiện hình ảnh doanh nghiệp của bạn. Trong khi quá trình trở nên tuân thủ hoàn toàn và được chứng nhận có thể mất thời gian, nhưng những lợi ích thường đáng giá.
ISO 41001 là gì?
ISO 41001: 2018 là tiêu chuẩn được xuất bản bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế đưa ra các hướng dẫn về quản lý cơ sở. Nó tuân theo cấu trúc tương tự như các tiêu chuẩn ISO khác, chẳng hạn như ISO 45001 (Sức khỏe và An toàn Nghề nghiệp) và ISO 50001 (Quản lý Năng lượng), với cùng văn bản, định nghĩa và thuật ngữ cốt lõi.
Trước khi ISO 41001 được phát hành vào tháng 4 năm 2018, các tài liệu hỗ trợ cũng đã được xuất bản, bao gồm các tiêu chuẩn phác thảo từ vựng FM, các khái niệm chính, lợi ích và phát triển thỏa thuận.
Mục đích của tiêu chuẩn là giúp các tổ chức chứng minh FM hiệu quả và hiệu quả, theo đuổi tính nhất quán khi xác định các yêu cầu về FM và đạt được tính bền vững. Nó tiêu chuẩn hóa các khái niệm và yêu cầu của FM theo cách mà các tổ chức thuộc mọi loại có thể hưởng lợi từ nó.
Tại sao vấn đề tuân thủ trong quản lý cơ sở
Với giá trị ngày càng tăng của việc quản lý cơ sở thuê ngoài ( dự kiến đạt 1 nghìn tỷ đô la vào năm 2025 ), điều quan trọng hơn bao giờ hết là phải có một hệ thống FM đáng tin cậy. Mục tiêu của ISO 41001 là giúp các tổ chức phấn đấu đạt được điều đó.
Mặc dù ISO 41001: 2018 không phải là luật — và do đó sẽ không bị phạt nếu bạn không tuân thủ đầy đủ — nó vẫn là một thành phần quan trọng của quản lý cơ sở. Các doanh nghiệp đang phấn đấu để được chứng nhận ISO được trang bị tốt hơn để đối mặt với vô số thách thức nảy sinh trong FM, bao gồm những điều sau đây.
Tuân thủ quy định
Một lần nữa, ISO 41001 là một tiêu chuẩn, không phải là luật. Tuy nhiên, thiết kế của nó giúp các nhà quản lý cơ sở đảm bảo tuân thủ tất cả các quy định hiện hành, chẳng hạn như các quy định quản lý về an toàn, trách nhiệm môi trường, lưu trữ hồ sơ, v.v.
An toàn nơi làm việc
Một mối quan tâm lớn khác là an toàn tại nơi làm việc. Trong khi các tiêu chuẩn khác — cụ thể là ISO 45001 — giải quyết rõ ràng hơn về an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp , thì ISO 41001 vẫn giúp thúc đẩy một môi trường an toàn do ngăn chặn sự cố của cơ sở. Do đó, việc tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế thường đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu các mối nguy hiểm trong môi trường làm việc.
Vấn đề môi trường
Đi đôi với sức khỏe nghề nghiệp là an toàn môi trường. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn FM giúp các doanh nghiệp duy trì các cơ sở giữ chất thải ở mức tối thiểu trong khi xử lý an toàn các vật liệu độc hại hoặc nguy hiểm khác. Nhiều loại hóa chất phải được xử lý cẩn thận từ khi mua ban đầu đến khi xử lý, vì vậy việc có một bộ tiêu chuẩn để hướng dẫn việc quản lý những nguyên liệu này là rất quan trọng.
Kinh nghiệm của nhân viên
Yếu tố an toàn và sức khỏe nghề nghiệp thành môi trường làm việc tích cực cho người lao động. Ngoài ra, khi các hệ thống như HVAC hoặc thiết bị sản xuất hoạt động chính xác, nó sẽ tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên. Do phần lớn các giám đốc nhân sự nói rằng kinh nghiệm của nhân viên là một phần quan trọng trong thành công của tổ chức , FM hiệu quả thậm chí còn quan trọng hơn bao giờ hết.
Tiêu chuẩn hóa
Một lợi thế lớn của việc tuân thủ các tiêu chuẩn là chúng được tiêu chuẩn hóa (một cách tự nhiên). Tiêu chuẩn hóa giúp cải thiện độ tin cậy của cơ sở và hợp lý hóa các quy trình, đồng thời hỗ trợ tài liệu hướng dẫn kỹ lưỡng.
Tăng độ tin cậy
Các công ty phấn đấu vì độ tin cậy được phục vụ tốt bằng cách tuân thủ các tiêu chuẩn ISO 41001. Các tiêu chuẩn này được thiết kế đặc biệt để giúp các cơ sở giữ cho các hệ thống từ HVAC đến thiết bị sản xuất hoạt động đáng tin cậy, khiến chúng trở thành một phần quan trọng của FM.
chứng nhận ISO 41001
Quá trình để được chứng nhận ISO 41001 bao gồm việc hiểu tiêu chuẩn, triển khai tiêu chuẩn vào các quy trình quản lý cơ sở của bạn và có một cuộc đánh giá từ một tổ chức chứng nhận.
Lợi ích của việc Chứng nhận ISO 41001
Các mục tiêu cốt lõi của ISO 41001 giúp các tổ chức đạt được những lợi ích sau:
- Cải thiện an toàn, sức khỏe và phúc lợi cho người lao động
- Cải thiện năng suất
- Tăng hiệu quả và hiệu quả
- Cải thiện giao tiếp, đặc biệt khi nói đến các yêu cầu và phương pháp luận FM
- Tính nhất quán cao hơn của các dịch vụ
- Tiêu chuẩn hóa FM trên tất cả các loại hình tổ chức
- Sự tín nhiệm được công nhận trên toàn quốc / quốc tế
Kết quả cuối cùng của những lợi ích này là giúp các tổ chức trở nên hiệu quả hơn về chi phí và nâng cao danh tiếng của họ trong lòng người tiêu dùng và các đối tác kinh doanh. Bằng cách được chứng nhận 41001, các tổ chức chứng minh rằng họ có một hệ thống quản lý cơ sở vật chất hiệu quả.
Được chứng nhận ISO 41001
Để bắt đầu quá trình trở thành chứng nhận ISO 41001, có một số mục cần lưu ý. Danh sách sau đây là từ các phần của tiêu chuẩn và nó sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về ý nghĩa của chứng nhận đối với tổ chức của bạn.
1. Hiểu phạm vi của tiêu chuẩn
Đầu tiên, nó giúp làm quen với phạm vi của ISO 41001. Nó nhằm hướng dẫn các tổ chức thực hiện một hệ thống FM hiệu quả đáp ứng nhu cầu của tất cả những người bị ảnh hưởng bởi nó. Tiêu chuẩn này không dành riêng cho bất kỳ khu vực hoặc lĩnh vực nào và như vậy, nhằm mục đích áp dụng cho các tổ chức trên toàn thế giới, bất kể quy mô, loại hình hoặc khu vực tài phán. Mặc dù nó có thể cung cấp hướng dẫn có thể giúp tuân thủ quy định, nó không cung cấp thông tin cụ thể về luật pháp địa phương, tiểu bang hoặc quốc gia.
2. Sử dụng tài liệu tham khảo
Một số tài liệu đã được xuất bản trước khi phát hành ISO 41001, bao gồm cả ISO 41011, quy định từ vựng được sử dụng trong quản lý cơ sở. Văn bản trong tiêu chuẩn đôi khi đề cập đến ISO 41011, điều này khiến cho việc chuẩn bị sẵn tài liệu đó là điều đáng giá.
3. Hiểu thuật ngữ
Các định nghĩa đưa ra trong ISO 41011 được áp dụng khi giải thích tiêu chuẩn này và ISO 41001 cũng đưa ra danh sách các thuật ngữ có thể hữu ích khi tìm ra chính xác cách thực hiện tiêu chuẩn. Một số ví dụ về các loại thuật ngữ được xác định trong tiêu chuẩn bao gồm hệ thống quản lý , bên liên quan quan tâm , quản lý cao nhất và cải tiến liên tục , để nêu tên một số.
4. Biết bối cảnh của tổ chức của bạn
Giai đoạn thực tế đầu tiên của việc triển khai ISO 41001 là lập kế hoạch và phần đầu tiên của việc lập kế hoạch là tìm hiểu nhu cầu tổng thể và bối cảnh của tổ chức của bạn. Một khía cạnh chính trong bối cảnh tổ chức của bạn là nhu cầu của những người có thể bị ảnh hưởng bởi hệ thống FM của bạn, chẳng hạn như khách hàng, đối tác, nhân viên và các bên liên quan khác.
Một thành phần lớn khác là phạm vi của hệ thống FM của bạn và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến tổ chức của bạn và bất kỳ ai kết nối với nó.
5. Tham gia lãnh đạo
Không có kế hoạch FM nào thành công mà không có sự hỗ trợ nào đó từ lãnh đạo. Xác định vai trò của các nhà lãnh đạo trong việc quản lý cơ sở của bạn, thiết kế các chính sách và xác định vai trò và trách nhiệm của tổ chức là tất cả các bước quan trọng khi lập một kế hoạch hoạt động hiệu quả.
6. Kế hoạch
Việc lập kế hoạch phải dựa trên các mục tiêu mà bạn có cho cơ sở của mình, bao gồm cả những mục tiêu xuất phát từ các mục tiêu kinh doanh tổng thể. Với các mục tiêu phù hợp, hãy lập kế hoạch các hành động cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đó.
Ngoài ra, bạn nên vạch ra những rủi ro tiềm ẩn và xác định những hành động cần thiết để giảm thiểu chúng. Cùng với những hành động này phải là ai chịu trách nhiệm làm những gì và làm thế nào họ sẽ phải chịu trách nhiệm.
7. Nhận hỗ trợ
Hỗ trợ từ bên ngoài có thể hữu ích — và thường là cần thiết — khi tạo hệ thống quản lý FM hiệu quả cho tổ chức của bạn. Các tài liệu đã xuất bản, dữ liệu dạng văn bản và tư vấn bên ngoài có thể cung cấp nhiều thông tin cần thiết, trong khi các nhà thầu và nhân viên nội bộ cung cấp các kỹ năng và nguồn lực giúp toàn bộ hệ thống hoạt động.
Ngay cả những hệ thống cung cấp nhận thức bổ sung về các quy trình nội bộ và các yếu tố bên ngoài của bạn cũng có thể là vô giá khi phấn đấu để đạt được chứng chỉ ISO 41001.
8. Thực hiện kế hoạch của bạn vào hoạt động
Với một kế hoạch kỹ lưỡng đã được xây dựng, đã đến lúc bắt tay vào thực hiện. Trong suốt quá trình này, điều quan trọng là phải phối hợp với bất kỳ bên nào liên quan, chẳng hạn như nhà điều hành, chuyên gia bảo trì , nhà thầu, người quản lý và bất kỳ ai khác đóng vai trò trong hoạt động của bạn. Tích hợp các dịch vụ nội bộ và bên ngoài vào các kiểm soát hoạt động của bạn là điều quan trọng để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang, do đó tạo ra một hệ thống gắn kết.
9. Đo lường và đánh giá hiệu suất
Khi bạn đã có hệ thống FM, đã đến lúc bắt đầu đánh giá hiệu suất của bạn. Việc đo lường các chỉ số chính , tạo báo cáo và so sánh các chỉ số với điểm chuẩn của ngành đều đóng một vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất hệ thống của bạn. Do đó, giám sát và phân tích nên trở thành một phần của chiến lược quản lý cơ sở của bạn.
Ngoài ra, việc thực hiện đánh giá nội bộ và đánh giá của ban giám đốc cũng sẽ giúp bạn “chú ý lắng nghe”, có thể nói như vậy.
10. Tìm cách cải thiện
Theo thời gian, dữ liệu bạn thu thập được về hiệu suất của hệ thống FM sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin chi tiết về việc thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho hệ thống của bạn. Có thể có những trường hợp bạn không hoàn toàn tuân theo các tiêu chuẩn ISO, hoặc đơn giản là có thể còn chỗ để cải thiện thêm. Điều quan trọng cần nhớ là không có hệ thống FM nào là hoàn hảo, và do đó, các chiến lược tốt nhất sẽ liên quan đến cải tiến liên tục.
Chuẩn bị cho Đánh giá ISO 41001
Một phần của việc được chứng nhận ISO 41001 là đánh giá bên ngoài từ đánh giá viên của tổ chức chứng nhận. Ngoài việc đảm bảo hệ thống FM của bạn đạt tiêu chuẩn thông qua các cuộc đánh giá nội bộ của riêng bạn, bạn sẽ cần chuẩn bị cho cuộc đánh giá chứng nhận của mình theo những cách sau.
Chuẩn bị trước tốt
Đầu tiên, điều quan trọng là phải đảm bảo hệ thống quản lý cơ sở của bạn được thiết lập tốt trước khi đánh giá. Nó phải là một hệ thống được thiết lập hoàn chỉnh với lịch trình riêng cho các nhiệm vụ, đánh giá và đánh giá nội bộ. Do đó, bạn không thể vội vàng vào phút cuối và hy vọng sẽ vượt qua kỳ đánh giá chứng nhận.
Thực hiện đánh giá nội bộ và đánh giá quản lý
Một phần của việc duy trì một hệ thống FM hiệu quả là các đánh giá và đánh giá nội bộ của ban quản lý nhất quán. Đặt thời gian biểu cho cả hai và đảm bảo rằng bạn thực hiện chúng một cách nghiêm túc. Đánh giá nội bộ nên được sử dụng để tìm ra các lĩnh vực cần cải tiến và lãnh đạo của bạn sẽ xem xét các đánh giá đó trong quá trình xem xét của ban quản lý.
Giám sát hệ thống của bạn và cải tiến
Cùng với đánh giá và đánh giá nội bộ, giám sát nhất quán cũng là một phần quan trọng trong việc liên tục cải tiến hệ thống FM của bạn. Theo dõi chặt chẽ các chỉ số chính và mục tiêu mà chúng hỗ trợ, đồng thời thực hiện các điều chỉnh khi bạn thấy phù hợp.
Làm sạch không gian làm việc của bạn
Trước khi kiểm tra, hãy đảm bảo rằng không gian làm việc của bạn sạch sẽ. Việc kết hợp 5S vào hệ thống của bạn có thể giúp giữ cho khu vực làm việc của bạn luôn sạch sẽ, nhưng việc đưa ban quản lý đi tham quan các cơ sở của bạn trước khi đánh giá cũng có thể đảm bảo rằng nó đạt tiêu chuẩn.
Ghi nhớ các nghi thức
Tại thời điểm kiểm toán, bạn sẽ muốn tỏ ra chuyên nghiệp và lịch sự, nhưng không quá trang trọng. Ngoài ra, điều quan trọng là phải trung thực với đánh giá viên và nhận ra rằng họ có thể không hoàn toàn quen thuộc với các quy trình cụ thể của tổ chức bạn.
Hãy sẵn sàng thực hiện các thay đổi
Nếu kiểm toán viên nhận thấy sự không phù hợp, đừng tranh luận với họ. Vai trò của họ là xác định xem bạn có tuân thủ các tiêu chuẩn ISO 41001 hay không, vì vậy nếu họ xác định rằng cần có những thay đổi, thì tốt nhất là bạn nên lên kế hoạch thực hiện những thay đổi đó.
Các chứng chỉ ISO khác
Ngoài ISO 41001, các chứng chỉ ISO khác có thể giúp tổ chức của bạn bao gồm:
- Quản lý chất lượng ISO 9000
- Quản lý môi trường ISO 14000
- Quản lý rủi ro ISO 31000
- ISO 45001 An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp
- Quản lý năng lượng ISO 50001
- ISO 55000 Quản lý tài sản
Mỗi tài liệu ISO có cấu trúc tương tự nhau, điều này giúp dễ dàng hơn trong việc xây dựng khung quản lý cấp cao để xử lý các yêu cầu khác nhau đặt ra trong mỗi tiêu chuẩn.
Kết luận
Với việc lập kế hoạch cẩn thận, giám sát nhất quán và một cơ cấu quản lý đáng tin cậy, bạn sẽ có thể tuân thủ các tiêu chuẩn ISO về quản lý cơ sở của mình và các hệ thống khác, mang lại cho bạn những lợi ích của việc tuân thủ cũng như một cơ sở đáng tin cậy hơn. Mọi nhu cầu tư vấn, cấp chứng nhận ISO 41001:2018 xin vui lòng liên hệ trực tiếp với đơn vị chúng tôi. Văn Phòng Chứng Nhận Quốc Tế ISO-CERT là một trong những đơn vị tư vấn hàng đầu tại Việt nam, hợp tác với nhiều tổ chức chứng nhận trong và ngoài nước, chuyên gia giàu kinh nghiệm. Nhằm đem lại sự hiệu quả và chất lượng cho doanh nghiệp.
VĂN PHÒNG CHỨNG NHẬN QUỐC TẾ ISO-CERT
Adress: Tầng 3 – Tòa nhà Phương Đông GreenPark, Số 1 Trần Thủ Độ , Phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP. Hà Nộii
Hotline: 0908.060.060
Website: https://iso-cert.vn
Email: vanphongisocert@gmail.com
