Những tài liệu nào được ISO 9001 yêu cầu?

Viết chính sách chất lượng, quy trình và các tài liệu ISO 9001 khác thường được coi là bước khó khăn nhất khi thực hiện ISO 9001. Điều này là do các tài liệu này phải đáp ứng tất cả các yêu cầu kỹ thuật của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015, điều mà nhiều người khó thực hiện hiểu, giải thích và áp dụng vào hoàn cảnh của công ty họ.

Ngoài ra, tài liệu ISO 9001 phải phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh của công ty bạn – một vấn đề quan trọng thường bị bỏ qua khi có một nhà tư vấn viết các thủ tục mà không quen thuộc với công ty, hoạt động và văn hóa của công ty.

Tầm quan trọng của tài liệu

Người ta đã lập luận rằng tài liệu không phải là một phần quan trọng của ISO 9001 và cần tập trung vào các quy trình. Chúng tôi xin làm rõ.

Trên thực tế, tầm quan trọng hàng đầu là các quy trình làm việc thực tế, bao gồm các quy trình mới được giới thiệu như một phần của quy trình chứng nhận ISO 9001. Tuy nhiên, các quy trình mới được giới thiệu và tiến hành dễ dàng hơn nhiều như dự định nếu chúng được mô tả đúng.

Các thủ tục, biểu mẫu và hướng dẫn công việc nên được tạo ra khi chúng thêm giá trị. Quá nhiều tài liệu tạo ra sự thiếu hiệu quả và quan liêu không cần thiết. Quá ít tài liệu có thể khiến chúng tôi không có hướng dẫn cần thiết, dẫn đến các quy trình được thực hiện không chính xác. Các hệ thống ISO 9001 tốt đạt được sự cân bằng giữa tài liệu quá mức và dưới tài liệu.

Một khía cạnh khác thường bị đánh giá thấp là cần phải làm theo tài liệu. Kiểm toán viên sẽ xác minh rằng các quy trình làm việc được tiến hành theo tài liệu. Do đó, tài liệu ISO 9001 ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động, hiệu quả và lợi nhuận của công ty bạn.

Do đó, điều quan trọng đối với toàn bộ doanh nghiệp là các tài liệu ISO 9001 được tạo ra rất cẩn thận, chúng mô tả các quy trình làm việc lý tưởng và cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho người đọc.

Phần nào làm phức tạp việc phát triển tài liệu ISO 9001 là thời điểm bắt đầu của dự án triển khai ISO 9001. Nếu không có kinh nghiệm hoặc hỗ trợ (ví dụ, dưới dạng mẫu và hướng dẫn tùy chỉnh), điều này có thể gây ra trở ngại ban đầu.

Tài liệu ISO 9001

Những tài liệu nào được ISO 9001 yêu cầu?

Mặc dù ISO 9001 đã trở nên ít quy định hơn về số lượng tài liệu cần thiết, những điều sau đây là một phần của bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào:

Chính sách chất lượng

Thủ tục

Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng

Sơ đồ quy trình (sơ đồ)

Mục tiêu chất lượng

Hướng dẫn công việc

Các hình thức

Bạn có nhiều sự linh hoạt về số lượng thủ tục, hướng dẫn công việc và các hình thức. Trên thực tế, về mặt lý thuyết bạn có thể được chứng nhận ISO mà không cần bất kỳ ai trong số họ.

Chúng tôi khuyên bạn nên tạo nhiều quy trình cần thiết để mô tả chính xác hệ thống ISO 9001 của bạn. Hầu hết các công ty sẽ giải quyết tất cả các yêu cầu ISO 9001 khi họ áp dụng cho công ty của họ. Tuy nhiên, bạn sẽ không cần phải tuân theo cấu trúc của tiêu chuẩn; thay vào đó, các thủ tục của bạn có thể kết hợp hoặc tách ra các điều khoản ISO 9001 phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Hướng dẫn công việc là hướng dẫn chi tiết từng bước về cách thực hiện một quy trình làm việc cụ thể. Chúng chỉ nên được tạo khi chúng tăng giá trị cho công ty của bạn.

Biểu mẫu và danh sách kiểm tra không được yêu cầu cụ thể nhưng có thể được xem xét cả hướng dẫn công việc (trước khi chúng được điền) và hồ sơ (sau khi chúng được điền vào). Các biểu mẫu và danh sách kiểm tra được thiết kế tốt giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc đáp ứng các yêu cầu ISO 9001, và do đó, là một phần của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 hiệu quả.

Tài liệu ISO 9001 dành riêng cho công ty

Tài liệu ISO 9001 không phải là một bộ tài liệu chung mà có thể trao đổi đơn giản giữa các công ty. Tất cả các tài liệu ISO 9001 của bạn phải là:

Cụ thể cho công ty của bạn

Thích hợp cho công ty của bạn

Tài liệu ISO 9001 của bạn sẽ bao gồm từ chính sách tổng thể đến hướng dẫn công việc chi tiết, tất cả đều phải phản ánh công ty của bạn, đó là văn hóa và quy trình hoạt động của công ty.

Quan trọng nhất, một khi bạn nêu ra các yêu cầu trong tài liệu ISO 9001, công ty của bạn sẽ phải tuân theo chúng. Do đó, điều quan trọng đối với hiệu suất của công ty bạn là các quy trình ISO 9001 và các tài liệu khác của bạn KHÔNG chứa các yêu cầu quan liêu, các yêu cầu không phù hợp với hoàn cảnh và văn hóa của công ty hoặc các yêu cầu gây trở ngại cho hoạt động kinh doanh và năng suất của bạn. Hãy chắc chắn luôn luôn giữ sự thân thiện và hiệu quả của người dùng khi viết tài liệu ISO 9001 của bạn.

Cách viết tài liệu của bạn

Tài liệu tốt được chuẩn bị bởi những người trong công ty để đảm bảo nó vừa cụ thể vừa phù hợp với công ty của bạn. Không có định dạng bắt buộc nhưng định dạng và bố cục được thiết kế tốt giúp tài liệu của bạn thân thiện hơn với người dùng. Chuẩn bị tất cả các tài liệu của bạn là tốn thời gian và khá phức tạp nhưng phần thưởng là xứng đáng.

Đừng lo lắng, có một lối tắt giúp đơn giản hóa rất nhiều việc phát triển tài liệu ISO 9001 của bạn: các mẫu ISO 9001 kết hợp với các hướng dẫn tùy chỉnh. Mẫu là các tài liệu ISO 9001 được viết sẵn được thiết kế đặc biệt để được sửa đổi để phù hợp với công ty của bạn. Hướng dẫn tùy chỉnh hướng dẫn chỉnh sửa; hướng dẫn tùy chỉnh càng chi tiết, càng có nhiều khả năng họ giải quyết tình huống cụ thể của công ty bạn, cho phép bạn tạo tài liệu ISO 9001 cụ thể và phù hợp của công ty bạn.

Chúng tôi đã giải quyết tầm quan trọng của tài liệu đối với hiệu quả và lợi nhuận của công ty bạn. Nếu bạn căn cứ tài liệu của bạn trên các mẫu (như ngay cả các chuyên gia tư vấn làm), điều quan trọng là phải chọn mẫu của bạn tốt. Các mẫu tốt nhất đáp ứng các điều kiện sau:

Các quy trình hiệu quả: Các mẫu tốt tạo thành nền tảng của các quy trình hiệu quả không có sự quan liêu và các giấy tờ không cần thiết. Họ tạo ra các quy trình đơn giản và hiệu quả để giảm thiểu các nỗ lực cần thiết và khả năng xảy ra lỗi.

Rõ ràng: Các mẫu tốt rất dễ hiểu và dễ sử dụng. Họ nên không có biệt ngữ và tham khảo tốn thời gian cho các tài liệu khác.

Bố cục: Các mẫu tốt được trình bày theo cách thực tế và thân thiện với người dùng. Danh sách các câu được đánh số nên tránh.

Hướng dẫn tùy chỉnh: Tầm quan trọng của hướng dẫn tùy chỉnh không thể được phóng đại. Nếu không có hướng dẫn tùy chỉnh tốt và chi tiết, các mẫu không thể được tùy chỉnh phù hợp với hoàn cảnh của công ty bạn, bao gồm quy trình làm việc, phong cách quản lý và văn hóa và kết quả có thể sẽ không tuân thủ các yêu cầu ISO 9001. Hướng dẫn tùy chỉnh tốt rất chi tiết và ở dạng tài liệu riêng biệt (trái ngược với các mẹo đơn giản trong các mẫu). Chúng cũng dễ hiểu và áp dụng vào tình huống của công ty bạn.

Mẫu là một phần của gói chứng nhận ISO 9001. Chúng tôi khuyên bạn nên bao gồm các tiêu chí trên trong đánh giá của bạn và sự siêng năng.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:

VĂN PHÒNG CHỨNG NHẬN QUỐC TẾ ISO-CERT

Adress: HH2A Khu đô thị Linh Đàm – Hoàng Mai – Hà Nội

Hotline: 0904.889.859 – 0904.889.859 (Ms.Hoa)

Website: https://ISO-CERT . vn

Email: vanphongisocert@gmail.com