Mẹo thực hiện ISO 9001

Để các tổ chức thực hiện thành công Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 (QMS), tạo niềm tin cho khách hàng và là công cụ để cải tiến liên tục, quá trình thực hiện nên được thực hiện như một dự án, tuân theo các bước và khuyến nghị sau:

Bước 1: Đề cử một Đội.

• Một nhóm nhỏ bao gồm một người cao cấp từ mỗi bộ phận nên được ban quản lý chỉ định để phát triển hệ thống.
• Một điều phối viên phải được chỉ định.
• Nhóm phải trải qua khóa đào tạo về nhận thức và tài liệu về họ tiêu chuẩn ISO 9000 với một tổ chức đào tạo chuyên nghiệp.

Bước 2: Thực hiện phân tích khoảng cách

• Bắt đầu với một biểu đồ cho thấy thông tin hiện đang luân chuyển như thế nào, từ việc đặt hàng của khách hàng đến việc phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Theo dõi với một sơ đồ luồng hoạt động trong từng bộ phận.
• Lập danh sách các thủ tục hiện có và hướng dẫn công việc cho các hoạt động liên quan nhất trong từng bộ phận.
• Các hoạt động và quy trình khác được coi là có liên quan tại thời điểm này có thể được thêm vào.
• Xác định những khoảng trống trong suốt quá trình này.
• Cần chuẩn bị một kế hoạch hành động có thời hạn để thu hẹp các lỗ hổng đã xác định trong cuộc tập trận này và thực hiện các hành động theo kế hoạch.

Bước 3: Chuẩn bị tài liệu

• Các thủ tục nên hạn chế các tài liệu được yêu cầu.
• Các thủ tục và hồ sơ bổ sung chỉ nên được thiết lập nếu chúng làm tăng giá trị cho hệ thống.
• Thu hút sự tham gia của tất cả nhân viên liên quan vào việc phát triển các thủ tục và hướng dẫn công việc áp dụng cho các khu vực của họ.
• Tài liệu phải phản ánh thực tiễn hiện tại chứ không phải ý tưởng về những gì nên được thực hiện.
• Các biểu mẫu và danh sách kiểm tra mới nên được tạo nếu cần thiết; nếu không thì áp dụng những cái hiện có trong phạm vi có thể.

Bước 4: Đào tạo và triển khai

• Đào tạo tất cả nhân viên. Mọi người nên biết trách nhiệm của mình để thực hiện và duy trì thành công QMS.

Bước 5: Tiến hành đánh giá nội bộ và cải tiến

• Một số quản lý và nhân viên cần được đào tạo bởi một giảng viên chuyên nghiệp để thực hiện đánh giá nội bộ.
• Tiến hành đánh giá nội bộ đầu tiên sau khoảng ba tháng kể từ khi thực hiện.
• Chỉnh sửa bất kỳ khoảng trống nào được tìm thấy trong quá trình đánh giá.
• Khi hệ thống ổn định, các cuộc đánh giá nội bộ nên được tiến hành theo các khoảng thời gian đã định.
• Để cải thiện đánh giá nội bộ hệ thống, cần sử dụng dữ liệu phản hồi của khách hàng, dữ liệu giám sát quá trình và sản phẩm, bằng chứng về việc đạt được hay không đạt được các mục tiêu chất lượng, các hành động khắc phục được thực hiện, v.v.
• Ban Giám đốc cần cung cấp tài chính và các nguồn lực khác cho các dự án cải tiến và giám sát tiến độ cải tiến.

Bước 6: Xem xét của quản lý

• Lãnh đạo cao nhất nên xem xét QMS.
• Kết quả của việc xem xét này, ban giám đốc có thể quyết định đặt ra các mục tiêu mới cho các mục tiêu chất lượng và thực hiện các cải tiến cần thiết trong QMS.

Bước 7: Chứng nhận

• Chứng nhận là tự nguyện; do đó sự cần thiết phải được quyết định bởi quản lý.
• Khi hệ thống đã hoạt động được vài tháng, các tổ chức có thể xem xét việc nộp đơn xin chứng nhận.

Cần chuẩn bị một kế hoạch hành động để phát triển QMS bao gồm các hoạt động trên. Kế hoạch nên xác định trách nhiệm của các thành viên trong nhóm và ban quản lý và đặt ra các ngày mục tiêu. Việc thực hiện đầy đủ có thể cần từ sáu đến chín tháng.